Para todos esta por empezar la temporada alta, y para las empresas muchas veces el comienzo de esta época, más el fin del año implica realizar limpieza de cierta información, con el fin de volver más  eficiente el control y operación de sus sistemas

Muchas veces hay empresas que deciden migrar toda su información a un sistema como Aspel SAE, por lo que el primer paso es recabar y extraer su información en hojas de Excel, las cuales depuran para que su información sea la más precisa.

Cuando pasa este tipo de situaciones se recomienda realizar el siguiente procedimiento para incorporar la información a los catálogos de Aspel-SAE 7.0

El sistema  permite importar la información  ya sea por Excel,  documentos XML o texto, por lo que realizar la carga es sumamente rápida.

La información que  se puede importar es:

  • Documentos en módulos de compras.
  • Documentos en módulos de facturas.
  • Catálogo de proveedores.
  • Catálogo de inventarios
  • Catálogo de clientes.
  • Captura de existencias.
  • Listas de precios.
  • Movimientos al inventario.layaut

 

Subir información de Excel a Aspel SAE

Como ejemplo realizaremos la importación del catalogó de inventarios, el cual es por micho uno de los archivos más importantes que requieren las empresas, ya que una captura manuales puede ser sinónimo de pérdida de tiempo y errores.

  1. Debemos de cargar el Layout de clientes; estos deben de acomodarse por columnas para que el sistema los reconozca de manera correcta

  1. El Layout de productos y servicios debe de acomodarse por columnas para el sistema los reconozca
  2. Una vez generado el archivo que vamos a importar: el sistema tiene archivos de ejemplo para realizar la importación de información estos se encuentran en el DAC dentro de la ruta  C: /progrm Files / common Files / Aspel / Sistemas Aspel / SAE7.00 / Ejemplos / importador  en esta carpeta debemos abir el Layaut que vamos a ocupar.

  1. Ingresa al menú Clientes y da clic en el icono , este mostrara el asistente de importación el cual se tienen que paso a paso:
  • La primera ventana que te parecerá te dará la bienvenida mostrando una introducción de lo que es el proceso de importación, aquí también se configuran las definiciones para la importación.

¿Qué es definición? Es una plantilla que se ha generado previamente por el asistente la cual llamara cada vez que se realice la importación.

  • En la siguiente ventana tienes que especificar el tipo de archivo que se va a importar. Para este caso debemos de seleccionar el libro de Excel en la ruta donde está el archivo y en la hoja del libro en donde se encuentra la información.

Seleccionamos la opción agregar o actualizar información, al mismo tiempo se te indicara el tipo de asociación de la información.

  • Debe de seleccionar el tipo de asociación de la información, es que opta por la acción manual en esa ventana deberá de asociar cada valor contenido en el archivo de importación en su campo correspondiente.   Si es que se realiza en automático aparecerá otra ventana que diga que la información ya fue asociada.
  • En este punto debe de dirigir una ventana que muestra la vista previa de la importación que se importara dentro de los campos. Si es el caso de que falte algún dato en la columna correcta, puede regresar y corregir el campo.

A si mismo se puede observar el número de registros que se van a actualizar, si alguno tiene un error y el número total de entradas que se han realizado

  • Como último paso damos Clic en finalizar.
  • por ultimo verificamos que toa nuestra información este correcta.

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