La creación de la póliza de cierre consiste en saldar las cuentas de resultados y determinar la pérdida o ganancia contable del ejercicio.

Este proceso se lleva a cabo en Aspel COI utilizando la opción de Póliza de cierre. Pero antes de hacer este proceso se deben tomar en cuenta estas consideraciones:

  • Ejecutar el proceso de contabilización, si se tiene desactivado el parámetro «Contabilización en línea» o sí ocasionalmente se hizo un cambio de este parámetro.
  • Revisar que los archivos de datos no contengan errores, este proceso se lleva a cabo desde Configuración -> Control de archivos -> Habilitar la casilla «Seleccionar todas las tablas» -> Diagnóstico y Recuperación
  • Si se usa la opción de «Guardar pólizas no cuadradas», es necesario comprobar que no existan pólizas pendientes de cuadre, o sea, que se hayan realizado los asientos contables correspondientes.
  • Realizar el traspaso de saldos.

PROCESO DE CIERRE DE EJERCICIOS FISCALES

  1. Configuración de parámetros de sistema

Configuración -> Parámetros del Sistema -> Pólizas

a) Ubicarse en el mes de cierre fiscal, en este caso Diciembre, comprobamos que en el parámetro «Mes de ajuste después de» esté seleccionado Diciembre.

Es importante señalar que el sistema permite realizar el cierre del ejercicio en cualquier mes del año, por esto, el sistema crea el mes de ajuste después del mes de cierre fiscal que se asigne en Parámetros del Sistema. El mes de cierre es manipulable debido a que en países de Centro y Sudamérica, se manejan diferentes meses de cierre fiscal; también funciona para las empresas que se declaran en quiebra en cualquier mes del ejercicio y se requiera para ello, registrar el cierre.

Configuración del mes de ajuste

Configuración del mes de ajuste

b) Crear el siguiente periodo (Ajuste).

c) Generamos el Mes de Ajuste, y nos cambiamos a ese periodo, en ese momento es oportuno realizar los ajustes contables que corresponden a las cuentas de balance y de resultados en caso de ser necesario, es recomendable realizar ajustes que afecten a estas cuentas, antes de generar la póliza, ya que la información del resultado fiscal se podría ver modificado por estas variaciones.

Administrador de periodos de ajuste

Periodo de ajuste

2. Generación de póliza de cierre

Procesos -> Póliza de cierre

En este mes de ajuste debe existir la cuenta contable donde se va a registrar el resultado del ejercicio, y en caso de que se trabaje con Departamentos, las cuentas contables deben tener la asignación de departamentos correspondiente.

a) Asignar la cuenta inicial y final de las cuentas de resultados, también la cuenta del resultado del ejercicio o cierre.

Generación de la póliza de cierre

Póliza de cierre

En caso de trabajar con departamentos, se podrá activar la opción «Por Departamento» para crear una póliza con los montos correspondientes a cada uno de los departamentos.

Si se trabaja con departamentos y se desea generar una sola póliza, no va a ser necesario elegir el departamento, ya que Aspel COI va a asociar el departamento y monto correspondiente por cada una de las cuentas a saldar.

b) El sistema genera la póliza con la información de cierre.

c) Por último se tiene que contabilizar la póliza, para afectar el saldo de las cuentas.

Contabilización de la póliza

Contabilización de la póliza

Cuando se contabiliza la póliza de cierre, los saldos finales de las cuentas de detalle incluidas en las pólizas se igualaran a cero y la diferencia de cargos y abonos será aplicada a la cuenta de cierre señalada.

Una vez realizado este proceso, se crea el primer mes del siguiente ejercicio, para que iniciemos la captura de información correspondiente a ese año.

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