Este proceso tiene como finalidad depurar los acumulados, así como los registros de los trabajadores, percepciones y deducciones con estatus de baja y movimientos que tengan fecha anterior a la fecha de corte indicada para iniciar los movimientos de un nuevo año sin considerar los acumulados del anterior.
A continuación, te indicamos los pasos para realizarlo:
Generación del respaldo
Una vez generado el cálculo anual en la última nómina del año, genera un respaldo de tu información.
Menú configuración > Respaldar > Respaldar
a) En la ventana Generación de respaldo se visualiza la sección detalle del respaldo en el cual, encontrarás los campos:
- Directorio destino: Da clic en el icono buscar carpeta e indica la carpeta donde se realizará el resguardo de tu respaldo, por omisión el sistema indicará la ruta DAC.
- Nombre del archivo: Por omisión, el sistema otorga el nombre con fecha y hora de elaboración, pero permite modificarlo.
- En la sección ¿Qué quieres respaldar?: Habilita las casillas de la información que desees hacer una copia de seguridad.
Al finalizar da clic en Aceptar para efectuar todo el proceso.
Imagen 1. Ventana de generación de respaldo
Al finalizar el proceso, el sistema dará un aviso indicando que se realizó correctamente el proceso.
Imagen 2. Ventana de confirmación del proceso.
Generación de reportes
Emite los reportes que consideres importantes antes de realizar el corte para validar la información.
Menú reportes
Creación del siguiente periodo
a) Ingresa a la última nómina del año que concluyó y genera el siguiente periodo desde:
Menú herramientas > Creación del siguiente periodo.
O bien
Administrador de periodo > Crear nuevos periodos
a.1) En la ventana Creación del siguiente periodo en el campo Fecha de la siguiente nómina, captura la fecha de pago de tu nómina y da clic en aceptar.
Imagen 3. Ventana creación del siguiente periodo.
a.2) El sistema envía una ventana de confirmación, indicando si se desea realizar la actualización de calendarios, debe dar clic en el botón Si, de lo contrario, este proceso se debe realizar manualmente desde el menú Catálogos y consultas/Calendarios.
Imagen 4. Ventana de confirmación de actualización de calendarios.
Cuando se manejan nóminas semanales, deberá efectuar la configuración manual.
a.3) El sistema envía la ventana indicando que finalizo el proceso y necesita realizar la confirmación para cambiar el periodo siguiente, debe dar clic en Si para continuar.
Imagen 5. Ventana de confirmación de cambio al siguiente periodo.
a.4) Al ingresar a la nómina creada (primera nómina del año), el sistema envía el mensaje recordando generar el proceso de corte anual
Imagen 6. Aviso para no olvidar generar el corte anual.
b) Ubicados en la primera nómina del siguiente año, genera el corte anual ingresando:
Menú Proceso de nómina > Generar corte Anual
Por omisión el sistema sugerirá las fechas de corte, sin embargo, pueden ser modificadas.
Imagen 7. Ventana de parámetros del corte anual.
En esta ventana se visualizan las fechas de corte, las cuales se refieren al vencimiento que se considerará en los acumulados de las faltas, vacaciones, salarios y bajas de trabajadores.
En el caso de las vacaciones, se consideran dos años anteriores, porque debe haber trabajadores que no hayan gozado de estas. En el caso de salarios, para que no se pierda el historial de salarios y en la de baja de trabajadores, para que los que están con estatus de baja no se pierdan de los acumulados cuando se requiera general el cálculo de PTU.
Al validar el proceso y tomando en cuenta la fecha de corte para cada uno de los archivos, se depuran los siguientes registros:
- Catálogos de trabajadores: Se eliminan los trabajadores que se tengan con estatus de“baja”».
- Catálogo de percepciones y deducciones: Se eliminan las percepciones y deducciones que se tengan con estatus de «baja».
- Archivo de movimientos a la nómina: Se eliminan los movimientos generados cuya aplicación sea «sólo esta nómina»
- Archivo de salarios: Se eliminan los movimientos de cambios de salarios.
- Archivo de acumulados del trabajador: Se inicializan los acumulados de trabajadores, excepto aquellos que se utilizan para el cálculo de la parte variable del IMSS.
- Archivo de faltas: Se eliminan las faltas capturadas.
Configuración de los parámetros de la nómina
Una vez generado el corte anual, debes realizar la configuración correspondiente para comenzar a capturar los movimientos del nuevo ejercicio.
a) Ingresa a los parámetros de la nómina.
Menú nómina > Parámetros de la nómina
b) Definir en el campo Primer día la fecha del comienzo de la nómina.
c) Valida la información de los campos: días de pago, periodicidad, días por año y captura el salario mínimo indicado por la autoridad.
IMPORTANTE: Recuerda, esta información se modifica cuando nos encontramos en año bisiesto.
d) Revisa que el tipo de cálculo mes con mes, con la finalidad de que los cálculos del ISR se ajusten correctamente.
Imagen 8. Ventana de parámetros de la nómina.
IMPORTANTE: Recuerda que Aspel NOI tiene un método de cálculo de ISR llamado “Ajustado”, que debe configurarse en las últimas nóminas del mes en todo el año y te ayuda a que la diferencia que arroja el reporte de ISR a cargo o a favor del trabajador sea menor.
Imagen 9. Ventana de parámetros de la nómina/validación de tipo de cálculo.
Nota: Recuerda validar la configuración de tus calendarios.
Menú catálogos y consultas >Calendarios
Y las tablas ISR
Menú catálogos y consultas > Tablas del sistema
¡Listo! Con estos sencillos pasos realiza el cierre del ejercicio.
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